.

Většina z nás to ví: udržování účetnictví je pro jakoukoli fyzickou či právnickou osobu povinností. Ale zatímco účetní doklady je nutné udržovat po dlouhou dobu, není stejně důležité uchovávat všechny doklady, které máme. To je důvod, proč je třeba vědět, co se musí skartovat.

Tento článek vám poskytne komplexní přehled o skartačních lhůtech a informacích, které je třeba znát, abyste mohli správně skartovat dokumenty. Dozvíte se, co je potřeba skartovat, jak dlouho je potřeba uchovávat doklady a jaké další informace o skartaci je potřeba mít.

Kromě vedení účetnictví mají fyzické a právnické osoby také povinnost příslušné dokumenty archivovat a po vypršení skartačních lhůt je také řádně skartovat. Tato povinnost se ale netýká výhradně účetních dokladů, ale také jiných dokumentů.

V zásadě je skartace dokumentů bezpečnostním opatřením, které má za cíl zabránit zneužití citlivých osobních údajů, které jsou obsaženy v dokumentech. Skartace také pomáhá zabránit zneužití citlivých firemních informací.

Skartace dokumentů je tedy důležitým prvkem bezpečnosti. Proto je třeba vědět, co musí být skartováno.

První věcí, kterou je potřeba skartovat, jsou osobní informace. To zahrnuje informace o vašich zaměstnancích, klientech, dodavatelích nebo ostatních osobách, které jsou s vaší společností v kontaktu. Každý dokument, který obsahuje takovéto informace, by měl být skartován po dobu 5 let.

Kromě toho je třeba skartovat veškeré dokumenty, které se týkají finančních transakcí. To zahrnuje účetní doklady, faktury a další finanční dokumenty. Tyto doklady by měly být skartovány po dobu 10 let.

Dále je třeba skartovat dokumenty, které se týkají daňových záležitostí. To zahrnuje daňové přiznání a jiné doklady, které souvisejí s daňovými závazky. Tyto doklady by měly být skartovány po dobu 10 let.

Je také potřeba skartovat dokumenty, které se týkají obchodních transakcí. To zahrnuje obchodní smlouvy, účty zákazníků a jiné doklady, které se týkají obchodních činností. Tyto doklady by měly být skartovány po dobu 5 let.

Kromě toho je nutné skartovat veškeré doklady, které se týkají právních záležitostí. To zahrnuje právní doklady, smlouvy a jiné doklady, které se týkají právních záležitostí. Tyto doklady by měly být skartovány po dobu 10 let.

Skartaci dokumentů je třeba provádět správně a bezpečně. Nejjednodušší způsob skartace je zničení dokumentů. Tímto způsobem se dokumenty fyzicky zničí, a tím se zabrání jakémukoli neoprávněnému přístupu k citlivým informacím.

V některých případech mohou být doklady skartovány elektronicky. To znamená, že doklady mohou být zničeny digitálním způsobem. Je ale důležité zajistit, aby byly takové doklady nesmazatelné a aby je bylo možné vyhledat na všech místech, kde jsou uloženy.

Pro uchovávání a skartování dokumentů je také možné využít služeb externích společností. Takové společnosti jsou obvykle specializované na uchovávání a skartování dokumentů a poskytují kompletní bezpečnostní služby, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu k citlivým informacím.

Nakonec je třeba říct, že skartace dokumentů je důležitou součástí bezpečnosti. Je proto třeba vědět, co se musí skartovat. Dokumenty, které se týkají osobních informací, finančních transakcí, daňových záležitostí, obchodních transakcí a právních záležitostí by měly být skartovány po odpovídající dobu. Skartace dokumentů je bezpečnostním opatřením, které chrání citlivé informace a zabraňuje jejich zneužití.