Ještě jednou se zamyslete nad otázkou: „Kdy začíná běžet skartační lhůta?“. Odpověď na tuto otázku může být ve skutečnosti složitější, než by se na první pohled mohlo zdát. Skartační lhůta může být definována jako časový úsek mezi vznikem nebo vyřízením dokumentu a jeho následným zničením, který je organizací povinen dodržovat.

Když je skartační lhůta vyhlášena, začíná běžet dnem vyřízení dokumentu. Nebo jinými slovy, jeho datum vytvoření. Pokud je dokument vyřízen během roku, skartační lhůta začíná dnem 1. ledna následujícího roku. Například, pokud byl dokument vyřízen v únoru 2021, skartační lhůta by začala běžet dnem 1. ledna 2022.

Skartační lhůta může být také vyhlášena v souvislosti se ztrátou významu dokumentu, nebo se změnou stavu dokumentu. Ve stejném případě, pokud by došlo ke změně stavu dokumentu v březnu 2021, skartační lhůta by začala běžet dnem 1. ledna 2022.

Je důležité si uvědomit, že skartační lhůta začíná běžet jakmile je dokument vyřízen, nebo jakmile došlo ke ztrátě významu nebo ke změně stavu. Jakmile je skartační lhůta zahájena, musí být zachována po celou dobu. V závislosti na druhu dokumentu může trvat různou dobu, od několika měsíců do několika let.

Organizace je dále povinna vypracovat a dodržovat postup pro skartaci dokumentů. Tyto postupy by měly být časově zaměřeny a měly by obsahovat návod, jak mají být dokumenty skartovány. Skartační postup by měl být pečlivě vypracován, aby nebyla porušena povinnost skartace dokumentů.

V některých případech může skartační lhůta být změněna na základě požadavků zákona nebo na základě interních potřeb organizace. Pokud je skartační lhůta změněna, musí být dodržována stejně, jako byla vyhlášena.

Je důležité si uvědomit, že skartační lhůta je důležitá a je třeba ji respektovat. Porušení skartační lhůty může vést ke komplikacím a může vést i k finančním pokutám.

Vzhledem k tomu, že odpověď na otázku „Kdy začíná běžet skartační lhůta?“ není nikdy jednoznačná, je důležité mít na paměti, že skartační lhůta začíná běžet dnem vyřízení dokumentu, resp. dnem 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém dokument vznikl, resp. byl vyřízen nebo pozbyl pro organizaci význam.

Organizace by měla mít pevný postup pro skartaci dokumentů, který je časově zaměřen a dodržovat skartační lhůtu, která byla stanovena. Je důležité tuto skartační lhůtu respektovat a dodržovat, aby nedošlo ke komplikacím či finančním pokutám.